QUY TRÌNH VẬN HÀNH TIÊU CHUẨN CỦA NỘI THẤT PHƯƠNG VIÊN

Có người hỏi tôi: “Phương Viên có quy trình gì đặc biệt không?”
Tôi nghĩ một lúc rồi trả lời: Không có gì đặc biệt. Chỉ là làm đúng những gì đã cam kết, và làm theo thứ tự, không nhảy bước.
Nghe có vẻ nhàm. Nhưng trong nghề này, “không nhảy bước” đã là một lợi thế lớn. Bởi vì cám dỗ để làm tắt, để tiết kiệm thời gian, để giao hàng sớm hơn — nó luôn ở đó.
Và Phương Viên đã từng trả giá vì những lần nhảy bước. Nên mới có quy trình.
Dưới đây là những thứ chúng tôi làm theo thứ tự, từ lúc nhận đơn đến lúc bàn ghế vào nhà khách.

1. Nhận đơn và xác nhận thông tin — không đoán mò

Mọi đơn hàng đều bắt đầu bằng một bảng câu hỏi của Phương Viên. Không phải để làm phiền khách. Để không sai từ đầu.
Chúng tôi hỏi:
  • Không gian đặt bàn rộng bao nhiêu? (Đo thước dây, không đo bằng mắt)
  • Có cửa sổ, có cột, có gì cản không?
  • Số người ngồi thường xuyên? Có khách đến không?
  • Phong cách chính của phòng là gì? (Có ảnh thật, không chỉ mô tả)
  • Khách hàng của bạn là ai? Họ có đặc điểm gì ? ( Dành cho Khách mở quán)
  • Ngân sách dự kiến?
Sau khi có câu trả lời, Phương Viên mới vẽ phác, báo giá. Và không báo giá nếu chưa rõ không gian. Báo giá sớm khi chưa biết gì — chỉ có hại cho cả hai.

2. Gửi mẫu màu thực tế — không gửi ảnh

Bài học từ sai lầm: Không bao giờ chỉ gửi ảnh màu qua điện thoại.
Giờ đây, trước khi sản xuất, Phương Viên đều:
  • Pha sơn theo công thức chuẩn.
  • Sơn lên mảnh gỗ cùng loại với sản phẩm.
  • Gửi mảnh mẫu đó cho khách bằng bưu điện hoặc gặp trực tiếp.
  • Yêu cầu khách xác nhận bằng tin nhắn hoặc văn bản sau khi đã cầm mẫu dưới ánh sáng thật. Chuẩn bị cả 4 mẫu màu mỗi lần ( lưu lại xưởng, cho chủ đầu tư, cho nhà thiết kế và khách B2B).
Có lần khách bảo: “Gửi ảnh qua Zalo cho nhanh.” Tôi từ chối. “Nhanh hôm nay, chậm hôm sau. Em gửi mẫu thật cho chị, chị cầm rồi quyết định.”

3. Sản xuất — có kiểm soát giữa chừng, không đợi đến cuối

Xưởng của Phương Viên có một quy tắc bất thành văn: Tự kiểm tra trước khi bàn giao cho người kiểm tra tiếp theo.
Cụ thể:
  • Thợ cắt gỗ tự đo lại lần 2 trước khi cắt.
  • Thợ bào tự kiểm tra độ phẳng trước khi ghép mộng.
  • Thợ sơn tự kiểm tra dưới đèn sau mỗi lớp sơn.
  • Thợ sắt phải tự kiểm tra mối hàn của mình
  • Sau khi hoàn thiện, người không phải thợ chính kiểm tra lần cuối.
Nếu phát hiện lỗi ở bất kỳ khâu nào — sản phẩm được đánh dấu, đưa ra khu vực riêng, không được đóng gói. Sửa xong mới được đi tiếp.
Sản phẩm Phương Viên có thể chưa thực sự hoàn hảo. Có người làm đẹp hơn, mịn hơn, khéo hơn, giá rẻ hơn.
Đó là sự thật.
Nhưng tôi có thể nói một điều khác: mỗi ngày, chúng tôi đều cố gắng để tốt hơn ngày hôm qua.

4. Kiểm tra độ khô trước khi bọc hàng

Sau lần sơn bị ố vì đóng gói khi chưa khô, Phương Viên đưa ra quy trình bắt buộc:
  • Mỗi mẻ sơn phải để khô ít nhất 24 giờ trong phòng có kiểm soát nhiệt độ.
  • Trước khi bọc mút, nhất định phải kiểm tra độ ẩm
  • Nếu chưa đạt — không được bọc, phải để thêm.

5. Đóng gói — không tiếc mút, không tiếc băng keo

Phương Viên đóng gói theo lớp:
  • Lớp 1: PE + lớp Foam ở những vị trí dễ trầy như tựa ghế, hoặc góc nệm
  • Lớp 2: Mút dày bao phủ toàn bộ sản phẩm
  • Lớp 3: Lớp PE quấn ngoài bảo vệ
  • Lớp 4: bìa carton + băng keo cho những sản phẩm đóng thùng.
Đóng kĩ có thể tốn vật tư, nhưng còn đỡ hơn một lần hư hàng do vận chuyển.

6. Giao hàng — có hai cấp độ

  • Giao trong Sài Gòn: Xe Phương Viên tự chạy, có nhân viên đi cùng. Lắp đặt tại chỗ, thu dọn rác, ký biên bản.
  • Giao đi tỉnh: Ưu tiên xe Phương Viên nếu số lượng đủ. Nếu gửi chành xe, Phương Viên chịu trách nhiệm kiểm tra hàng trước khi gửi và sau khi khách nhận.

7. Bảo hành và xử lý lỗi — có hồ sơ, có lưu

Phương Viên có một cuốn sổ (giấy, không phải file Excel) ghi lại tất cả lỗi từng xảy ra:
  • Lỗi sơn ố — đã sửa bằng cách thêm khâu đo độ ẩm.
  • Lỗi mộng lung lay — đã sửa bằng cách thay keo và tăng thời gian ép.
  • Lỗi màu lệch — đã sửa bằng cách gửi mẫu thực tế.
  • Lỗi kích thước sai — đã sửa bằng cách thêm bước kiểm tra chéo.
Mỗi lần có lỗi mới, chúng tôi ghi vào sổ, họp tổ, tìm nguyên nhân, và thêm một bước vào quy trình để lỗi đó không lặp lại.
Đó là lý do quy trình của Phương Viên không phải bản in đẹp đẽ. Nó được viết dần, bằng những lần sai và sửa.

Kết: Quy trình không phải để khoe — để khỏi sai

Nếu ai đó vào xưởng Phương Viên, họ sẽ không thấy bảng quy trình treo tường to đẹp. Họ chỉ thấy những người thợ làm theo thứ tự, kiểm tra trước khi bàn giao, và không ai bảo “có sao đâu, tạm được rồi”.
Quy trình của Phương Viên là thói quen, không phải giấy tờ. Nó được hình thành từ 12 năm làm sai và sửa, từ những lần mất tiền vì chủ quan, từ những lần khách nhắn tin giận dữ.
Tôi không dám nói Phương Viên có quy trình tốt nhất. Nhưng tôi dám nói: chúng tôi có quy trình — và tất cả đều làm theo, kể cả tôi.
Vì cái nghề này không có đường tắt.
Nếu bạn muốn biết quy trình này áp dụng cụ thể cho đơn hàng của mình — gọi 0926.973.379 hoặc nhắn Zalo. Phương Viên sẽ trả lời thẳng.